1 .   תקציר מנהלים מרכז קהילתי ויצ"ו הוא ארגון שהוקם לא למטרת רווח. המרכז מסובסד חלקית על ידי ארגונים שונים.
ארגון זה עוסק בהצעת פעילויות שונות בתשלום, כגון: חוגים, קורסי הכשרה, קייטנות ושיעורי עזר לילדים, סמינרים וטיולים.
בארגון ישנם 5 עובדי מרכז ועוד מספר רב של מדריכים ומורים שמועסקים בוויצ"ו לפי חוזה.
את כל ההוצאות שלהם הם משלמים באמצעות התרומות והתקציב ושאר ממנים ארגונים המסבסדים אותם.
המערכת הקיימת – המערכת הקיימת במרכז היא ידנית בעיקרה למרות שקיימים מספר מחשבים קבצי WORD ו-EXCEL בודדים. כל המידע עבור הלקוחות, חוגים, עובדים, ציוד במלאי ותשלומים נשמר בתיקיות. וכל ההזמנות, ניהול מערכת שעות ויומן פגישות מתבצע על ידי טפסים ידניים.
הבעיות במערכת הקיימת – המערכת החדשה אמורה לפתור בעיות של המרכז הנובעות מאי קיום מערכת מידע ממוחשבת מסודרת, כגון: חוסר בקרה בתהליכים קיימים, זמינות ואיכות מידע לא סביר, הצטברות נתונים רבים, היווצרות כפילויות מידע ועוד.
יעדיה העיקריים של המערכת החדשה לשפר משמעותית את הניהול הכללי של המרכז ובכך לשפר את שירותיו, להגדיל ושמר את החברים ונרשמים חדשים. כל זה היא תשיג על ידי ניהול מסודר של לקוחות, כוח-אדם, מלאי וחוגים.
התועלות של המערכת החדשה – יתאפשר ניהול קשרי לקוחות ופניות לקוחות ביתר קלות ודיוק ובכך היא תבטיח גידול במספר נרשמים.
אבל לפיתוח ויישום המערכת יש סיכונים רבים:
ארגוניים וטכנולוגיים.
ארגוניים – אורך תהליך היישום ותפעול המערכת.
טכנולוגיים – בעיות בבסיס נתונים, באגים, תקלות בחומרה ונפילת המערכת.
לכל סיכון מוצאים דרכי פתרון ומניעת הסיכון.
עלויות הצפויות במשך כל מחזור החיים של המערכת מתחלקים לשניים: עלויות שוטפות ועלויות חד-פעמיות. עלויות חד-פעמיות אלו עלויות עבור הפיתוח, חומרה, מחשבים וציוד. עלויות שוטפות הם לטווח ארוך והם עבור תחזוקת המערכת.