החוק, תקשוב וקניין רוחני עבודה מסכמת חלק א' – מדריך בתחום קניין רוחני לעובדי חברת הדרכה מבוא
      הצורך בהגנה על מידע בכלל ועל מערכי מידע, שליטה ובקרה בפרט – הקיימים במשרד, חיוני לניהולה התקין של החברה, הגנה על זכויות יוצרים שלה מחד והגנה על סודיות הקונה את מערכי ההדרכה מאידך, כמו גם שמירה על ערכה כחברה מול מתחריה בשוק.
    השימוש במערכי ההדרכה מותנה בשמירה על – הזמינות, השלמות, האמינות, הסודיות והשרידות של כל אלה: המידע, התוכנות, הנתונים האמצעים והתהליכים, בהם המידע נאסף, נשמר, מעובד ומועבר.     מטרת הדו"ח הינה להנחות את הנהלת החברה ועובדיה, בנוגע לתהליכי עבודה תקינים ואבטחת מידע , ולהטמיעם בקרב כל הנוגעים בדבר.
מהי "אבטחת מידע" ?
 כלל הפעולות והאמצעים הננקטים והמיושמים במשרד, שמטרתם להבטיח כי המידע ומערכי המידע היוצרים אותו והמטפלים בו, יוגנו מפני:
פגיעה, חשיפה ושינוי במזיד או בשוגג, באופן  שיישַמרו – הזמינות, השלמות, המהימנות הסודיות, והשרידות של המידע ומערכי המידע.
          הכנת נהלי אבטחה      החל מקריאת דו"ח זה, כל מידע הקשור לבניית מערכי הדרכה ותוצרים סופיים –  יעבור לידי האחראי על תחום הקניין הרוחני בחברה, להלן "הממונה" .
רק לאחר קבלת אישור סופי ניתן יהיה להעביר את המידע לגורמים חיצוניים . מנהלים ישאו באחריות כוללת ליישום נהלי אבטחת המידע בתחומי סמכותם לפעילות עובדיהם מהיבטי האבטחה וכמובן שגם באחריותם האישית של העובדים לאבטח את      המידע המגיע לידיהם . בנוסף, המשרד יעגן בחוזה העבודה, החלת נהלי אבטחת מידע, על כלל המשתמשים החיצוניים, וכל  יתר הגורמים אשר יש להם מעורבות בפיתוח, בתפעול ובתחזוקה של מערכי המידע,  השליטה והבקרה שבמשרד, כולל יועצים וספקי  "מיקור-החוץ" ("OUTSOURCING").

1 . כיצד ניתן להגן על זכויות היוצרים של החברה?
   מטרת זכות היוצרים היא להגן על יצירה אינטלקטואלית של אדם ללא קשר הכרחי לערכה הכלכלי (ביסודה משמשת הגנה ליצירות אמנותיות)
1 .                                          חתימה על מסמך סודיות. מטרתו – להפחית סיכוני טעויות אנוש, גניבה, הונאה או שימוש לרעה במידע הנאגר במשרד. נושאי אבטחת המידע ושמירת הסודיות יטופלו בשלב גיוס העובדים, יכללו בחוזים, וינוטרו במשך זמן העסקתו של העובד. כל מועמד פוטנציאלי לעבודה יתוחקר כראוי, במיוחד עבור תפקידים רגישים. כל העובדים ומשתמשי צד שלישי, המשתמשים באפשרויות לעיבוד מידע, יחתמו על הסכם שמירת חיסיון.
2 .                                           הנהלים, השיטות והכלים לאבטחת "מידע-רגיש" ומערכי המידע בממשלה במוסדותיה וברשויות על פי חוק, מסווגים בסיווג "חסוי", או "חסוי-ביותר" (על פי העניין). חל איסור על העברתם, בכל דרך שהיא, לידי גורמים שלא הותרו לכך מראש ובכתב על ידי "הממונה".
3 .                                           מחלקת ההדרכה בחברה, תדאג לבנות תוכנית עבודה שנתית להגנה על המידע ומערכי המידע, כמו גם לארגן ימי עיון פנים ארגוניים, אשר יתייחסו לנושא חשיבות אבטחת המידע בחברה והיבטיה השונים.צוות זה יעמוד לרשות עובדי החברה בכל שאלה הקשורה לאבטחת מידע מחד וזכויות יוצרים מאידך.
4.                                           יידוע כל עובדי החברה בדבר נהלי הענישה ותוצאות ההפרה, של זכויות היוצרים בחברה.
5.                                           יישום נתיב בקורת AUDIT  TRAIL)  ). 5.במערכי המידע של המשרד ייושמו כלים המאפשרים זיהוי חד-ערכי של משתמשים אשר ביצעו שינויים במידע, בנתונים, בתוכנה, בטבלת ניהול הרשאות למיניהן, או שניגשו למידע "חסוי" או "חסוי-ביותר", תוך פירוט ורישום סוגי הפעולות שבוצעה, מועד בצועה, מאיזו עמדה בוצעה, מי ביצע וכיוצא בכך. בנהלי המשרד ייקבע היקף הנתונים ומשך שמירתם. (נהלי מסגרת לאבטחת מידע, 2005)
2 . הנחיות לגבי שימוש בקבצים/ תמונות שנמצאו באתרים /חוברות אחרות לצורך מערכי ההדרכה שלכם.
·   יצירה מוגנת מתייחסת לכל תוכנה, יצירת אומנות, שיר, מאמר או כתבה. עניין זכויות היוצרים מתייחס גם לשימושים בקישורים לאתרים אחרים באינטרנט. (ניגן, 1997) ·   כפי שהחברה מעוניינת לשמור על נכסי הקניין הרוחני שלה, כך היא אינה פוגעת בזכויותיהם של יוצרים וממציאים אחרים. לכן, בעת הוצאת מערך הדרכה, יש לבדוק שלא נעשה שימוש לא חוקי באותה יצירה בה מעוניינים  להשתמש.
·   בכל שאלה בנוגע לשימוש ביצירות של אחרים, יש לפנות לממונה על תחום הקניין הרוחני בחברה. ·   כבר לאחר העלאת הרעיון הראשוני, על העובד לספק את כל קבצי המידע, התמונות והתכנים אשר ישמשו לבניית המערך, על מנת לבדוק את תוקפם המשפטי . ·   לאחר סיום כתיבת מערך ההדרכה, יש להעביר עותק מודפס לידי האחראי על קניין רוחני, לשם ביקורת ואישור סופי.
·   כאשר ברור ליוצר מערך ההדרכה כי מדובר ביצירה מוגנת, אך עדיין קיים עניין להשתמש בה-  החברה תיפנה לבעל הזכויות ביצירה, לפי הנהלים הקיימים לשם קבלת אישור שימוש ביצירה. במידה ויתקבל האישור, חל איסור על עובד לבצע שינויים ביצירה המקורית, וחובה לתת קרדיט.
·   עובד שלא יפעל על פי הנחיות אלו, ישא באחריות המשפטית, במידה ותתקיים הפרה בגין זכויות יוצרים.

3 . הגנה על מוצרים / מותגים של החברה –