תקציר מנהלים סמנכ"ל משאבי אנוש והנהלת חברת פרטנר מינו מנהל פרויקט וצוות חשיבה לבחינת תהליכי הגיוס של החברה.
המשימה שהוטלה על הצוות הינה משימה מורכבת ממספר שלבים:
שלב א' ביצוע תהליך BENCHMARKING .
שלב ב' הכנת תוכנית פעולה.
שלב ג' ביצוע תוכנית הפעולה.
הקבוצה בדקה את תהליכי הגיוס וזיהתה את הכשלים העיקרים כפי שהוצגו במצגת הקבוצתית.
עיקרי הכשלים: אחוז החותמים לאחר תהליכי הסינון נמוך יחסית 60% בלבד.
אחוז הפסילה במרכזי הערכה גבוהה מאד כ 80% נפסלים.
הגיוס לא עומד ביעדיו.
לעיתים הגיוס מגייס עובדים לאחר תחילת הקורס.
כתוצאה מאי עמידה ביעדים מתגלגל כדור שלג המשפיע על חטיבת משאבי אנוש וחטיבת הלקוחות.
לדוגמא:
¨  הכשרת העובדים מתחילה לעיתים באיחור מאלץ את אגף ההדרכה להשלים את הפערים  בלמידה אישית.
¨  חוסר בכח אדם בשרות הלקוחות גורם לפרישת עובדים כתוצאה מהלחץ הגובר.
לאחר הבנת הכשלים הבחירה בארגון הייחוס הייתה קלה והארגון הנבחר היה חברת טלכלל שלה מיזמים משותפים עם חברת פרטנר והינה החברה המובילה בתחומה במתן שרותי CALL CENTER’S לחברות חיצוניות. הוכנה תוכנית ניהול פרויקט , כולל תרשים זמנים ופעולות  (תרשים  גנט ורשת פרט). התוכנית נבדקה במספר כלים ונמצאה מתאימה ועומדת ביעדי התקציב והזמן ואושרה לביצוע.
בסיום הפרויקט הוגשה לסמנכ"ל משאבי אנוש והנהלת החברה תוכנית פעולה. התוכנית שהוצגה כללה ביצוע שינוי ממשי באגף הגיוס והפרט והתוכנית שהוצעה היה ביצוע שינוי דרסטי בשיטת BPR.
תהליך הBPR  גרם לשינוי תפיסה ותהליכים באגף הגיוס , אגף הגיוס עמד ביעדיו , חסך בהוצאות, שלב מערכות ומידע, תוצר נוסף עובדים מרוצים קיבלו הטבה כספית על הבאת חברים, זמן יקר נחסך והורד הלחץ מאגף הגיוס כתוצאה משיפור התהליכים.
" מה שחשוב בעיצוב מחדש הוא כיצד אנו רוצים שהעבודה תהיה מאורגנת היום, בהתחשב בדרישות השווקים של היום ובעצמת הטכנולוגיות של היום" (עיצוב מחדש של תאגיד עמ' 12).
הערה כללית:
      הנתונים המספרים המופעים במסמך זה אינם נכונים לחלוטין , אגף הגיוס של חברת פרטנר עומד ביעדי הגיוס שלו באופן מרשים, עובדי שרות הלקוחות למרות גילם הצעיר נשארים בחטיבה לפחות 18חודש ורבים אף מעבר לכך.
תוכן עניינים
תקציר מנהלים 3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
#  עמוד 1.
תוכן עניינים
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
###   עמוד 2.
מבוא
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
  עמוד 3.
חלק ראשון – תהליך מפורט של פרויקט  BENCHMARKING :
א.      BENCHMARKING 3
3
3
3
3
3
3
3
עמוד 4.
ב.      שלבי BMK 3
3
3
3
3
3
3
3
3
#### עמוד 5.
ג.        שלבי  פרויקט  כולל קשרי קדימויות  וזמן  (שעות עבודה) 3
3
עמודים  5
-6.
ד.      כלים וטכניקות 3
3
3
3
3
3
3
3
3
# עמודים 6 -7.
ה.      פרט COST  3
3
3
3
3
3
3
3
3
### עמודים 7 –9.
ו.        פרט סטטיסטי / סטוכסטי 3
3
3
3
3
3
3
# עמודים 9 – 11.
ז.       סיכום חלק א' 3
3
3
3
3
3
3
3
3
## עמוד 11.
חלק שני – ביצוע  השינוי הארגוני  בשיטת BPR לאחר  ביצוע   ה –  BENCHMARKING:
א.      BPR 3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
עמ' 12.
ב.      תהליך הגיוס  כפי שהוא כיום 3
3
3
3
3
3
#### עמ' 13.
ג.        תהליך הגיוס לאחר ביצוע ה BPR 3
3
3
3
3
3
עמודים 14 – 15.
סיכום 3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
עמוד 15.
ביבליוגרפיה 3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
#### עמוד 16.
מבוא נתבקשנו  לבצע תהליך  BENCHMARKING לתהליך הגיוס של חברת פרטנר, חברת פרטנר הינה אחת מהחברות הגדולות והמצליחות ביותר במשק.  וזו אחת הסיבות של חברה אין כל בעיה לאודות בכך שכאשר תהליך ליבה איננו עומד בדרישות וציפיות החברה יש לשנותו.
ארגון הייחוס שנמצא מתאים לביצוע תהליך  BENCHMARKING הינו חברת טלכלל שלה ישנם יחסי עבודה עם פרטנר.
נתבקשנו לבנות פרויקט לתהליך BENCHMARKING ולשם כך השתמשו במספר כלים , רשתות פרט, תרשים גנט , בטבלאות סטטיסטיות , חישובי עליות וכד'.
בסוף תהליך ה BENCHMARKING נדרשו להציג תוכנית לסמנכ"ל משאבי אנוש ולהנהלת החברה.
התהליך שהומלץ ואותו גם נתבקשנו היה ביצוע תהליך קיצוני BPR  על תהליך הגיוס בהתאם למידע שנאסף בתהליך ה BENCHMARKING.
" אבחון המצב המצוי , הגדרת המצב הרצוי ותכנון המעבר מהמצב המצוי למצב הרצוי " (שלמה גלוברזון, ניהול התפעול ושיפור ביצועים עמ'
2 40).
יישום התהליך אכן הביא לדרישות ההנהלה בכל המדדים – עמידה ביעדי הגיוס, חסכון תקציבי, הגברת שביעות רצון הלקוחות ( הפנימיים).